Barcode (Erkennung & Generierung)

Das Barcode Modul überprüft alle eingescannten Dokumente auf einen Barcode. Wenn ein Barcode erkannt wird, wird das Dokument voll automatisch abgelegt bzw. als unterschriebene Version eines bestehenden Dokumentes archiviert. Das Barcodemodul wird für 2 Bereiche verwendet.

• Erfassung der eingehenden Dokumente
• Erfassung selbst erstellter Korrespondenz.

Beide Einsatzbereiche werden im Folgenden beschrieben:

Erfassung Dokumente

Alle eingehenden Dokumente werden vor der lobodms seitigen Erfassung mit einem Barcode versehen. Der Aufkleber mit dem Barcode wird von einer Rolle genommen und auf dem Dokument aufgeklebt. Dabei spielt die Position, wo der Barcode auf dem Bescheid aufgebracht wird, keine Rolle. Nachdem der Barcode aufgebracht ist, wird das Dokument eingescannt, und mit den, im Barcode erhaltenen Daten, in lobodms abgelegt.

Erfassung selbst erstellter Korrespondenz

Alle ausgehenden Dokumente werden bei der Erstellung in lobodms mit einem Barcode zu versehen. Der Barcode wird fix mit dem Dokument verknüpft und ist dem Dokument eindeutig zuzuordnen. Das Dokument wird gedruckt und an den Empfänger per Post zur Unterschrift versandt. Das vom Empfänger zurückgeschickte unterschriebene Exemplar wird eingescannt, der Barcode erkannt und automatisch als unterschriebene Version des Original Schreiben im lobodms abgelegt.

Beispielszenario: 

Es wird von 30 bis 100 Rechnungen pro Tag ausgegangen. Rechnungen gehen an 3 verschiedenen Unternehmensstandorten ein. Geplant
ist eine späte Erfassung. Dies bedeutet, dass der bestehende papierbasierende Verarbeitungsprozess beibehalten wird.
Zukünftig werden die Bescheide weiterhin in DATEV erfasst.
Je nach Möglichkeiten in DATEV stehen folgenden Varianten zur Verfügung:

Variante I
Nach der Erfassung stößt DATEV einen Barcodedruck an. Der Barcode beinhaltet die Belegnummer. Dieser wird auf
den Bescheid aufgeklebt. Voraussetzung dafür ist ein Barcodedrucker. Falls der Druck nicht aus DATEV heraus erfolgen
kann, so besteht die Möglichkeit, ein eigenes Tool dafür seitens DM zur Verfügung zu stellen (bei dieser Variante muss
allerdings der Bescheid in dem Drucktool nochmals ausgewählt werden).

Variante II
Auf den Bescheid wird ein Barcodeetikett aufgeklebt (handelsübliche Barcoderollen mit fortlaufendem Barcode). 
Bei der Erfassung des Bescheids in DATEV wird der Barcode mittels Handscanner erfasst. Voraussetzung dafür ist ein
Handscanner und ein geeignetes Feld zur Aufnahme des Barcodes in der DATEV Erfassungsmaske.
 
Ab diesem Zeitpunkt wird der Bescheid, wie bisher, in Papierform durch das Unternehmen geschleust. Nach der
Bearbeitung wird der Bescheid gescannt und die Metadaten für den Bescheid aus DATEV übernommen. Anhand der
Metadaten wir der Bescheid zum Mandanten abgelegt.