E-Mail Archivierung mit lobo-elm

Das E-Mail Management auf Basis des lobo-elm Systems sorgt für eine langfristige, speicheroptimierte und revisionssichere Archivierung aller im Unternehmen anfallender E-Mails.

Funktionsweise

E-Mails können sowohl direkt aus der Anwendung heraus, als auch serverbasierend anhand vordefinierter Regeln archiviert werden. Die Recherche nach archivierten E-Mails kann direkt über die E-Mail Anwendung als auch über das lobodms System erfolgen. lobo-elm prüft laufend, ob im MS-Exchange-Store E-Mails abgelegt werden, auf welche die vom Administrator vordefinierten Archivierungsregeln zutreffen. Der Administrator entscheidet somit wann und unter welchen Bedingungen eine E-Mail archiviert werden soll. Wird ein zur Archivierung bestimmtes E-Mail gefunden, so wird es von lobo-elm aus dem MS-Exchange Store genommen und an derselben Stelle eine Verknüpfung hinterlassen. Diese Verknüpfung verweist auf den tatsächlichen neuen Ablage Ort (Speichermedium) der E-Mail und wird gleichzeitig in einer relationalen Datenbank (ORACLE oder MS-SQL Server) eingetragen. Das E-Mail selbst wird komprimiert auf dem hierfür vorgesehenen Speichermedium abgelegt, um Speicherplatz zu sparen. Nach der Archivierung schrumpft der Speicherbedarf einer E-Mail im MS-Exchange Store auf 2-5 Kilobyte.

Leistungsumfang

Zuverlässige und sichere Archivierung aller E-Mails und Anhänge:

• Sofort bei Eintreffen oder Versenden eines E-Mail im Posteingangs- bzw. Ausgangsfach
• Automatisch in frei definierbaren Zeitabständen mittels Scheduler-Prozess
• Wenn E-Mail älter als n Zeit (Tage, Stunden, ..)
• Bei Überschreiten einer vorgegebenen Größe
• Bei Übereinstimmung mit definierter E-Mail-Klasse (z.B. IPM.Note)´

Weitere Vorteile:

• Keine Client-Installation erforderlich
• Zugriff über Microsoft Outlook und Outlook Web Access
• Microsoft Gold Certified Archiv-Server-Technologie
• Vollständig serverseitige Integration in die Folderstrukturen
• Anwendung von Microsoft Outlook bzw. Exchange
• Beliebige Skalierung des Systems
• Speicherplatzregelung im E-Mail-Archiv für einzelne Benutzer und Benutzergruppen
• Umfangreiche Protokollierungs- und Accounting-Information
• Verteilbare Installation
• Verarbeitung von Mailboxen Public Folders, PST-Files
• Integration mit Active Directory Service
• Zeitsteuerung und Mailfilter
• Automatisches Anlegen von Archivordnern
• Speicherlimitierung in der MS-Exchange Inbox nach unten und oben. (Bei Erreichen des oberen Grenzwertes erfolgt eine automatische Archivierung bis der untere Grenzwert erreicht)
• Vollständiger Export aller E-Mail Metadaten in standardisiertem Formaten (RFC822, XML usw.)
• Datenbankunabhängigkeit
• Administratorseitige Wiederherstellung
• Rückspielung von E-Mail-Objekten aus dem lobo-elm Archiv in den MS-Exchange Server Store
• Proaktives Benachrichtigungssystem für Administratoren, beim Erreichen von Grenzwerten im laufenden Quota-, Scheduling- und Archivierungsprozess
• Unterstützt Microsoft Exchange Server 2003 und 2007 (Exchange 2000 a. Anfrage)