E-Mail Archivierung (Microsoft Exchange)

Das E-Mail Management auf Basis des lobo-elm Systems sorgt für eine langfristige, speicheroptimierte und revisionssichere Archivierung aller im Unternehmen anfallender E-Mails.

Allgemein

Lief der Betrieb des Microsoft-Exchange Servers vor wenigen Jahren noch nebenher mit, so entwickelt sich die E-Mail-Kommunikation zu einer nicht mehr abschätzbaren Zeit- und Kostenfalle. Das E-Mail Management auf Basis des lobo-elm Systems sorgt für eine langfristige, speicheroptimierte und revisionssichere Archivierung, aller im Unternehmen anfallender E-Mails. Auch die ständige Gewährleistung der rechtlichen Normen wird hierbei berücksichtigt.

Optimale Speichernutzung

Die exzessive Nutzung und Aufbewahrung von E-Mails verursacht ständig steigende Kosten durch Speichererweiterungen. lobo-elm zieht E-Mails und Anhänge aus dem MS-Exchange Store und archiviert diese. Der Speicherbedarf am Microsoft Exchange Server wird durch die dabei ausgeführte Komprimierung von Megabyte auf wenige Kilobyte geschrumpft. Das teure Nachrüsten mit Speichersystemen lässt sich nachhaltig vermeiden.

Rechtssicherheit

Eine E-Mail ist eine zeitgemäße Kommunikationsform, die auch für den Austausch geschäftsrelevanter Informationen immer mehr genutzt wird. Damit wird aus einer E-Mail mit rechtsrelevantem Inhalt ein Dokument, welches entsprechend gesetzlicher Anforderungen längerfristig aufbewahrt werden muss. Außerdem dehnen sich die erweiterten Anforderungen an die Transparenz von Unternehmensprozessen (Sarbanes-Oxley Act) und die Erfüllung von Einhaltungs- Anforderungen auch auf den elektronischen Austausch von Dokumenten aus. Die Umwandlung aller E-Mails und E-Mail Anhänge in anerkannte Langzeit Formate (z.B. TIFF oder PDF), durch lobo-elm, sorgt noch nach Jahren für die einwandfreie Darstellung der Informationen – selbst wenn die Erzeugerapplikation nicht mehr verfügbar sein sollte.

Revisionssicherheit

Der Archivierungsprozess kann so eingestellt werden, dass E-Mails sofort beim Eintreffen auf externe und revisionssichere Medien archiviert werden. Selbst wenn jemand eine E-Mail aus seiner Mailbox löscht, bleibt die Nachricht in vollem Umfang erhalten. Erst nach Ablauf der E-Mail-Lebenszeit werden diese definitiv von lobo-elm gelöscht.

Inhalt

Völlig unberücksichtigt bleibt jedoch häufig die Tatsache, dass E-Mails nach wie vor die Inhalte der konventionellen Kommunikation beinhalten.
Eine E-Mail ist nur ein anderes Medium der Kommunikation. Genau hier setzt die E-Mail Archivierung lobo-emm an.

Technik

Mit Spamfilter und Firewalls richten sich die Bemühungen der meisten Unternehmen jedoch lediglich auf quantitative beziehungsweise sicherheitsrelevante Probleme.
Mit teilweise erheblichem finanziellem und zeitlichem Aufwand wird versucht, einen möglichst hohen Stand der Sicherheit im Umgang mit E-Mails zu erreichen.